Prace przygotowawcze do Zjazdu zostały rozpoczęte na początku lutego 2000 roku przez grupę naukowców żytomierskich. Inicjatorami przeprowadzenia zjazdu byli: muzykolog dr Irena Sypczenko (dyrektor Katedry muzyki na Uniwersytecie Pedagogicznym), historyk oświaty dr Natalia Sejko (wykładowca na Uniwersytecie Pedagogicznym), lingwista, dr humanistyki Sergiusz Rudnicki oraz matematyk dr Oleg Gierus (dyrektor Katedry analizy matematycznej na Uniwersytecie Pedagogicznym), historyk mgr Olga Biłobrowiec (nauczycielka historii), wykładowca języka polskiego Anna Osmołowska. Grupa w takim składzie opracowała koncepcję Towarzystwa, projekt Statutu, określiła zasady działalności Towarzystwa, utworzyła komputerową bazę danych, która stała się podstawą do wysłania informacji o przyszłym Zjeździe PTNŻ.

W sierpniu-wrześniu br. rozpoczęły się bezpośrednie prace przygotowawcze do Zjazdu. Grupa założycielska powołała Komitet organizacyjny, do którego oprócz członków grupy założycielskiej weszły: prawnik mgr Tetiana Jurczenko (Uniwersytet Europejski w Żytomierzu), prawnik mgr Helena Kostiukiewicz (firma „Mirisa”), prawnik mgr Anna Buczyńska (absolwentka UMCS), muzykolog mgr Anna Ruda (doktorantka UAM w Poznaniu), biolog mgr Irena Perszko (magisterium na Uniwersytecie Pedagogicznym w Żytomierzu), mgr Julia Wolska (wykładowca w Katedrze Języka Ukraińskiego na Uniwersytecie Pedagogicznym w Żytomierzu), historyk oświaty dr Swietłana Koladenko (Uniwersytet Pedagogiczny w Żytomierzu), historyk mgr Aleksander Kondratiuk (administracja rejonowa w Dzierżyńsku), pani Irena Kostiuk (studentka na Uniwersytecie Pedagogicznym w Żytomierzu), pani Julia Kościuszko (studentka na Uniwersytecie Pedagogicznym w Żytomierzu).

Zjazd rozpoczął się o godz. 10 23 września 2000 roku w pomieszczeniu Uniwersytetu Europejskiego przy ul. Jakira w Żytomierzu. O 8 rano w Kaplicy Miłosierdzia Bożego ks. Palotynów na Malowance odbyła się msza Święta poświęcona temu wydarzeniu.

Na Zjeździe byli obecni (oprócz członków Towarzystwa): Konsul Generalny RP w Kijowie dr Kazimierz Chyc (na popołudniowych obradach), Pani Tetiana Legenczuk z Obwodowego Kuratorium Oświaty, przedstawiciele organizacji polskich (Tadeusz Reńkas - Prezes Towarzystwa "Polonia" oraz panie Maria Siwko i Irena Warywoda z Federacji Organizacji Polskich na Ukrainie) oraz innych towarzystw kulturalno-oświatywych (Prezes Towarzystwa Kultury Niemieckiej pan Aleksander Gec, przedstawiciel Towarzystwa czeskiego pan Aleksander Jasiniecki, Prezes Towarzystwa Kultury Żydowskiej pan Michał Gurwic).

Listy z życzeniami owocnych obrad wysłali: pan prof. Andrzej Stelmachowski (Prezes Stowarzyszenia Wspólnota Polska), pan Wiesław Turzański (Prezes Zarządu Fundacji Pomoc Polakom na Wschodzie), pan Piotr Polański (kierownik wydziału w Ministerstwie Oświaty Ukrainy), pan dr Jerzy Wowk (Prezes Klubu Naukowca Rzymsko-katolickiego Towarzystwa Polonia w Kijowie). Telefonicznie przekazali pozdrowienia dla uczestników Zjazdu: pan Józef Adamski (Fundacja im. T. Goniewicza w Lublinie), pani Emilia Chmielowa (prezes Federacji Organizacji Polskich na Ukrainie), doc. dr hab. Henryk Stroński (Prezes Towarzystwa Naukowców Polskich na Ukrainie). Gości w swoich wystąpieniach podkreślali, że utworzenie Polskiego Towarzystwa Naukowego jest inicjatywą godną poparcia. Powstanie Towarzystwa takiego typu świadczy o dojrzałości grupy polskiej i jej potencjale intelektualnym. Działalność Towarzystwa będzie służyła odrodzeniu życia polskiego w regionie, a jednocześnie będzie sprzyjała wzrostowi intelektualnego potencjału Państwa Ukraińskiego.

W obradach Zjazdu wzięli m. in.: Dyrektor Instytutu historyczno-filologicznego badań regionalnych dr Włodzimierz Jerszow, Prezes Towarzystwa Badaczy Wołynia dr M. Kostrycia, doc. dr Natalia Miesiac (Dyrektor Katedry Jezykow Slowainskich na Uniwersytecie Pedagogicznym w Żytomierzu), doc. dr Józef Cal-Całko (Politechnika Żytomierska), doc. dr Aleksandr Muzyka (Dyrektor Katedry psychologii na Uniwersytecie Pedagogicznym w Żytomierzu), pan Władysław Lipiński (Muzeum Krajoznawcze w Żytomierzu) itp. Przebieg i wyniki zjazdu zostały naświetlone w mediach: ukraińskich (żytomierskie gazety Misto, Interes, miejskie radio, TV Teleskop) i polskich (Dziennik Kijowski, TV Polonia).

Do Towarzystwa weszło 55 członków, które utworzyły sekcje:

• języka, etnologii i socjologii (kierownik - dr S. Rudnicki, członkowie - mgr S. Czerniuk, mgr A. Brzezicki, mgr I. Kandyba, mgr J. Wolska, I. Sierych);
• historii i teorii oświaty (kierownik - dr N. Sejko, członkowie - dr S. Koladenko, dr A. Muzyka, dr I. Diaczenko, I. Zagórska, I. Kostiuk, A. Biłous);
• historii (kierownik - mgr O. Biłobrowiec, członkowie - prof. O. Iwaszczenko, prof. F. Stupak, dr M. Kostrycia, dr M. Łutaj, mgr O. Łagowski, mgr W. Denisewicz, mgr W. Perkun, mgr A. Kozielski, mgr A. Kondratiuk, mgr N. Butkowska, mgr A. Burawski, mgr R. Kondratiuk, mgr G. Mokrycki, mgr W. Lipiński);
• muzykologii (kierownik - dr I. Sypczenko, członkowie - dr Ł. Wachnina, mgr N. Trawkina, mgr S. Rudnicka, mgr A. Ruda);
• metodyki wykładania języka polskiego (kierownik - doc. dr N. Miesiac, członkowie - mgr M. Starowierow, mgr E. Gilewicz, mgr A. Osmołowska, mgr A. Pietruszewska);
• przyrodniczo-matematyczną (kierownik - doc. dr O. Gierus, członkowie - prof. A. Stadniczenko, doc. dr W. Listwan, dr W. Listwan, mgr I. Perszko);
• ekonomii i prawa (kierownik - vacat, członkowie - doc. dr J. Cal-Całko, dr W. Brzeziński, mgr A. Buczyńska, mgr T. Jurczenko).